ผมมีความเห็นว่าเวลาคือทรัพยากรที่มีค่ามากที่สุดที่ผู้คนลืมนึกไป
ลองตั้งคำถามง่าย ๆ ว่าถ้าคุณมีเงินหนึ่งล้านบาทคุณสามารถซื้อเวลาสักหนึ่งวินาทีได้ไหม คำตอบคือไม่ได้ ความหมายคือเวลาเป็นของหายาก ดังนั้นคนเราต้องมีวิธีบริหารจัดการเวลาที่มีประสิทธิภาพเพื่อให้เวลาสร้างประโยชน์กับตัวเราได้มากที่สุด
ผมมีข้อแนะในการบริหารจัดการเวลาสักสามสี่ข้อที่ขอแบ่งปันกับท่านผู้อ่านดังนี้
1. ในระหว่างวันจันทร์ถึงวันศุกร์ ทุกสี่ทุ่มของทุกคืนผมจะหยิบสมุดจดคู่กายแล้วนึกว่าในวันพรุ่งนี้ผมมีงานอะไรที่จะต้องทำบ้าง แล้วจดบันทึกลงไปในสมุดจด หลังจากนั้นผมจะมาเรียงลำดับความสำคัญสิ่งที่ต้องทำก่อนหลัง ด้วยวิธีการแบบนี้ทำให้ทุกเก้าโมงเช้า ผมสามารถวิ่งร้อยเมตรได้ทันที ในขณะที่เก้าโมงเช้าของพวกแกะขาว คนเหล่านั้นยังต้องมานั่งนึกว่าสิ่งที่ตัวเองจะทำมีอะไรบ้าง ด้วยวิธีนี้ทำให้ผมมีความได้เปรียบในเรื่อง Time based competition ผมมี Head start ก่อนคู่แข่งอย่างน้อยไม่ต่ำกว่าครึ่งชั่วโมง เพราะเก้าโมงเช้าของแต่ละวันผมออกวิ่งแล้ว และผมจะวิ่งเร็วมากเพราะผมมี To do list อยู่ในมือ
ผมยังเป็นคนรุ่นเก่าที่ยึดหลักว่า “The early bird catches the worm” ผมชอบที่จะเป็นนกตัวแรกที่ออกไปจับหนอน ตื่นแต่เช้าแล้วออกบินเป็นตัวแรก เมื่อจับหนอนได้แล้ว ตกเย็นผมจะนั่งชิว ๆ ในขณะที่นกตัวอื่นต้องต่อสู้แย่งชิงจับหนอนด้วยความที่ออกบินสายกว่าผม
2. ผมมีปฏิทินในการทำงานของผมอยู่ในสมองของผม ประเด็นคือนอกจากผมจะบริหารจัดการเวลาของผมวันต่อวันแล้ว ผมจะวางแผนล่วงหน้าด้วยการลงบันทึกสิ่งที่ผมต้องทำใน iPhone ของผม ตัวอย่างเช่นผมจะมีตารางโทรไปคุยกับลูกค้า โดยผมจะไม่คุยเรื่องงาน คุยเรื่องทั่ว ๆ ไป ถามสาระทุกข์สุขดิบ ถามว่าลูกค้าค้าขายเป็นอย่างไร และตารางโทรไปคุยนี้ผมจะบันทึกล่วงหน้า โดยทำอย่างนี้ทุก ๆ สองถึงสามเดือน ที่ทำอย่างนี้เพราะผมมีความเชื่อว่าคนเราจะประสบความสำเร็จในการทำธุรกิจ เกิดจากการทำ Relationship management ที่ดี
หัวใจของการทำ Relationship management คือเราต้องคุยกับลูกค้าเป็นระยะ ๆ ไม่คุยเรื่องงาน คุยเรื่องเกี่ยวกับตัวเขา คุยด้วยความจริงใจ ด้วยวิธีแบบนี้ทำให้เรามีความสัมพันธ์ที่ดีกับคนอีกข้างหนึ่ง และส่งผลให้การทำธุรกิจของคนทั้งสองข้างมีความราบรื่น
ถ้าลูกค้ารายไหนของผมเป็นนักชิม ผมจะมีตารางชวนคนเหล่านี้ไปทานอาหารในร้านอาหารที่อร่อย ๆ โดยผมจะลงบันทึกล่วงหน้าเมื่อไรผมจะโทรไปชวนคนเหล่านี้ เพราะถ้าไม่ทำล่วงหน้าผมจะลืม
งานสำคัญอีกอย่างหนึ่งที่ผมทำเป็นประจำคือ​ New business pitch เป็นการไปเสนอตัวกับ Prospect ทุกครั้งที่ผมเดินออกจากห้องประชุม ผมจะลงบันทึกว่า Follow up call ครั้งต่อไปจะเป็นวันไหน โดยผมจะทิ้งช่วงให้ Prospect ได้มีเวลาพิจารณากับข้อเสนอของทางเรา
ด้วยการทำ Forward planning ตลอดเวลา ไม่ว่าจะเป็นวันต่อวัน หรีอเดือนต่อเดือน ทำให้ผมสามารถสร้างประโยชน์สูงสุดจากเวลาที่ผมมีจำกัดเท่ากับคนอื่น
3. ผมมีวิธีคิดอีกอย่างหนึ่งที่แตกต่างจากคนทั่วไปคือ ผมจะเลือกทำของน้อยอย่างเพื่อให้ผมสามารถสร้างความเป็นเลิศในสิ่งที่ผมทำ
ตัวอย่างเช่นผมจะเลือกอ่านหนังสือเพียงสามประเภท หนึ่งเรื่องวิธีคิด สองเรื่องการตลาดและโฆษณา สามเรื่อง Leadership หนังสือประเภทอื่นผมจะไม่อ่านเลย
คำถามคือทำไมผมถึงทำอย่างนั้น
เพราะด้วยเวลาที่ผมมีเท่ากับคนอื่น ผมจะโฟกัสกับเรื่องเพียงสามเรื่อง ทำให้ผมรู้เรื่องทั้งสามเรื่องกว้างและลึกกว่าคู่แข่ง
เคยมีคนถามผมว่าแล้วผมไม่รู้เรื่อง TQM, Six Sigma แล้วผมไม่เสียเปรียบหรือ
คำตอบถ้าคุณอยากเป็น ก. เก่งทุกทาง คุณจะไม่เก่งแม้แต่ทางเดียว
วิธีคิดคือผมมีเวลาเท่ากันกับคนทุกคนบนโลกนี้ ความที่ผมเลือกทำของน้อยอย่างกว่า มันจะทำให้ผมเก่งกว่าคนอื่นที่ประเด็นที่ผมสนใจ
เลือกทำของน้อยอย่างทำให้เวลาเป็นพวกเดียวกับผม
4. เคล็ดลับในการบริหารจัดการเวลาประการสุดท้ายคือการตัดสินใจ ผมเป็นคนที่ตัดสินใจอะไรเร็วมาก ทุกครั้งที่ผมประชุมผมจะตัดสินใจเรื่องทุกเรื่องในที่ประชุม ผมจะไม่ปล่อยเรื่องนั้นค้างอยู่ในอากาศแล้วค่อยกลับมาตัดสินใจ ทำไมผมถึงทำอย่างนั้น ผมมีความเชื่อว่าการตัดสินใจเร็วทำให้ผมสร้างความได้เปรียบคู่แข่งในเรื่องมิติของเวลา
ตัดสินใจผิดแก้ไขได้ แต่ตัดสินใจช้า เวลาเรียกกลับคืนมาไม่ได้
และการประชุมทุกครั้งต้องมี Next step ทำนัดครั้งต่อไปเมื่อสิ้นสุดการประชุม จะได้ไม่ต้องทำนัดกันอีกครั้ง
นอกจากนั้นผมมีวิธีทำงานที่ให้คนที่ทำงานกับผมทุกคนสามารถตัดสินใจได้ด้วยตัวเอง ตัวอย่างเช่นเลขาผมสามารถทำนัดกับคู่ค้าโดยไม่ต้องกลับมาถามผมว่าจะรับนัดนี้ได้หรือไม่ จะทำอย่างนี้ได้คนรอบตัวของผมจะต้องเข้าใจวิธีคิดในการทำงานของผม เป็นผลให้คนเหล่านั้นสามารถตัดสินใจแทนผมในเรื่องที่เขารับผิดชอบ
ด้วยวิธีบริหารจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพทำให้ผมเข้าเส้นชัยของการวิ่งแข่งร้อยเมตรด้วยเวลาที่ต่ำกว่า 10 วินาที